Net zoals vele andere evenementenorganisaties, stond Retail Outlook voor een uitdaging tijdens het Retail Outlook Event in 2020. Door corona had de organisatie extra richtlijnen gekregen vanuit de overheid, waaraan zij moest voldoen om het event te organiseren. Zo moest Retail Outlook een coronacheck op locatie doorvoeren en te allen tijde weten wie er in het gebouw was. Op deze manier kon de organisatie de bezoekers snel op de hoogte stellen wanneer er wel een coronabesmetting zou zijn en aan de wettelijke verplichting voldoen. Retail Outlook wilde niet met papieren lijsten aan de slag, maar juist een innovatieve en digitale oplossing voor deze uitdaging zoeken. Pan Oston adviseerde de organisatie om te kiezen voor een slim bezoekersmanagementsysteem om een inspirerend event te organiseren dat voldeed aan alle coronamaatregelen zonder administratieve rompslomp.

SNEL, EENVOUDIG EN BEZOEKERS AANMELDEN

Bij de ingang van het Retail Outlook Event stonden twee BLUE FIRE Compact kiosken, waar bezoekers zich konden aan- en afmelden met digitale receptie. Bezoekers konden zo snel doorlopen bij de ingang, zonder in contact te komen met veel mensen. Geheel coronaproof inchecken dus. Hoe ging dat dan precies? Voorafgaand aan het evenement hadden bezoekers digitaal alle informatie over het Retail Outlook Event ontvangen, waardoor ze bij de BLUE FIRE Compact kiosken eenvoudig, snel en coronaproof konden in- en uitchecken.

PAPIERVRIJE ADMINISTRATIE

Door de digitale receptie kon Retail Outlook op een innovatieve manier digitaal bijhouden wie het Retail Outlook Event had bezocht. Alle benodigde gegevens van elke bezoeker werden op deze manier exact bijgehouden en dat scheelde heel veel papierwerk voor de organisatie. Door deze manier van werken kon de organisatie van het evenement zich op andere dingen focussen dan deze extra wettelijke richtlijnen.

NOOIT MEER HANDMATIG BEZOEKERS TELLEN

Naast de twee BLUE FIRE’s stond ook één SLIM Accesszuil bij de ingang van het Retail Outlook Event om de bezoekers in het pand te tellen. Deze slimme zuilen hielden bij hoeveel bezoekers in en uit het pand liepen en konden zo op elk moment precies aantonen hoeveel mensen in het evenementengebouw waren.

PAN OSTON: EEN INNOVATIEVE PARTIJ

Waarom koos Retail Outlook ervoor om met Pan Oston samen te werken aan deze innovatieve oplossing? De BLUE FIRE Compact is een eenvoudige, maar volledig werkende oplossing voor organisaties die ondanks de coronamaatregelen toch een evenement willen organiseren. Dankzij de slimme software van de digitale recepties werd het logistieke deel voorafgaand en tijdens het evenement gemakkelijk en efficiënt geregeld. Zo kon de organisatie de uitnodigingen versturen, waarna elke bezoeker gemakkelijk in en uit kon checken en een coronacheck kon doen. Daarnaast was Retail Outlook erg tevreden over het gehele traject, vanaf de vraag tot en met de service achteraf. Gerwin Souman, projectmanager van het Retail Outlook Event zegt: “Dankzij digitale receptie konden onze bezoekers snel en veilig inchecken voor het evenement en was het eenvoudig om bij te houden wie ons bezocht had.”

MEER OVER DE BLUE FIRE EN SLIM ACCESS

Is een digitale receptie zoals de BLUE FIRE of een bezoekersmanagementsysteem zoals SLIM Access ook wel iets voor jouw evenement of winkel. Deze innovatieve oplossingen schelen veel papierwerk en zorgen ervoor dat je in een overzicht kan zien wie je bezoekers zijn.